Kurz beantwortet
- Ein KMU kommt mit seiner KI-Strategie in fünf Stufen vom KI-Werkzeug einzelner Personen zu Abläufen, die an keinem Laptop hängen und eine zuständige Person haben.
- Läuft Ihr wichtigster Ablauf nur auf dem Laptop einer Person, haben Sie Stufe 4 noch nicht erreicht, und ein KI-Agent kommt zu früh.
- Ihr nächster Schritt steht in der Tabelle neben Ihrer Stufe.
Ein Agent, der auf einen Laptop wartet
Ein erfundenes Treuhandbüro mit 15 Leuten holt Offerten für einen KI-Agenten ein, der Rechnungen im Buchhaltungsprogramm prüfen und bei fehlenden Angaben beim Mandanten nachfragen soll. Gemeint ist ein Programm, das mit KI selbst den nächsten Arbeitsschritt wählt und dafür andere Programme bedient.
Der wichtigste automatisierte Ablauf des Büros ist ein Makro auf dem Laptop einer Sachbearbeiterin, das die Rechnungen aus dem Postfach holt und ins Buchhaltungsprogramm exportiert. In ihren zwei Wochen Ferien bleibt der Export liegen, weil ihn sonst niemand startet, und die Rechnungen der Mandanten werden bis zu zwei Wochen zu spät gebucht.
Der Agent würde im Buchhaltungsprogramm arbeiten, und dort kommen die Rechnungen nur über dieses Makro an. Wenn die Sachbearbeiterin in den Ferien ist, hat auch der Agent nichts zu tun. Das Büro steht heute auf Stufe 1. Bevor der Agent ihm hilft, braucht es die Stufen darüber.
Ihre Stufe und Ihr nächster Schritt
Die fünf Stufen sind meine Ordnung, kein Standard. Ihre Firma steht auf der höchsten Stufe, deren Erkennungszeichen zutrifft, sofern das auch für alle Stufen darunter gilt.
| Stufe | Erkennungszeichen | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| 1. Werkzeuge pro Person | Mitarbeitende nutzen KI-Werkzeuge für ihre eigene Arbeit. | Festlegen, welche Daten in welches Werkzeug dürfen. |
| 2. Daten geordnet | Eine Regel sagt, welche Daten in welches Werkzeug dürfen. Hat ein KI-System selbst Zugriff auf Firmendaten, sieht es nur die Daten, die es für seine Aufgabe braucht. | Echte Fälle mit der richtigen Antwort sammeln. |
| 3. Eigene Testfälle | Echte Fälle mit der richtigen Antwort liegen bereit, und jede neue KI wird daran getestet. | Den wichtigsten Ablauf vom Laptop wegholen. |
| 4. Abläufe ohne Laptop | Ferien halten keinen wichtigen Ablauf mehr an. | Eine Liste aller automatisierten Abläufe anlegen. |
| 5. Abläufe mit Zuständigen | Jeder Ablauf hat eine zuständige Person, ein Datum für die nächste Überprüfung und jemanden für die Ausnahmen. | Einen KI-Agenten auf einen dieser Abläufe setzen. |
Ein KI-Agent braucht alle fünf Stufen. Sie können ein wichtiges Makro ohne KI trotzdem vor Stufe 2 und 3 auf einen Server holen.
Stufe 1: Werkzeuge pro Person
Unter einem Artikel des Tages-Anzeigers schrieb jemand: «Aus meiner Erfahrung werden die Angestellten strategielos und ohne entsprechende Schulung zur Nutzung von KI gedrängt.» (Tages-Anzeiger, 10.6.2026)
Die Sachbearbeiterin formuliert Mandantenbriefe in ihrem privaten Abo eines KI-Chats. Ein Kollege fasst Belege in einem anderen Werkzeug zusammen. Beide sparen Zeit, aber das Büro weiss nicht, welche Mandantendaten in welches Werkzeug gehen.
Laut der KMU-Arbeitsmarktstudie 2025 des Versicherers AXA nutzen 71 % der 300 befragten KMU KI, bewusst eingebunden oder erst zur Probe. Davon hat wiederum nur ein Drittel eine klare Regel dafür, welche Firmendaten Mitarbeitende in KI-Werkzeuge eingeben dürfen. Bei den KI-nutzenden KMU mit 5 bis 9 Mitarbeitenden gilt das für 23 %.
Im Beitrag KI-Einführung im KMU: ein Ablauf statt zehn zeige ich, wie Sie mit einem ersten Ablauf beginnen und seinen Nutzen messen, sobald diese Regel steht.
Stufe 2: Daten geordnet
Als Nächstes legt das Büro seine Datenregel fest. Mandantendaten gehen nur in ein KI-Werkzeug mit Firmenvertrag. In einen KI-Chat mit Firmenvertrag geben Mitarbeitende sie nur mit Platzhaltern ein, das private Abo bleibt für Texte ohne Mandanten- oder Firmendaten. Der Beitrag ChatGPT und Datenschutz: was in der Schweiz gilt klärt, welche Daten in ein KI-Werkzeug dürfen.
Nun plant das Büro einen KI-Assistenten für Anfragen von Mandanten. Er soll dafür Merkblätter, Fristenlisten und Musterbriefe lesen. Die Dossiers der Mandanten, die eigene Lohnbuchhaltung und die Personaldossiers des Büros bleiben für ihn geschlossen, auch wenn sie auf demselben Laufwerk liegen.
Die Schweizer Datenschutzverordnung verlangt, dass berechtigte Personen nur auf die Personendaten zugreifen können, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Ich setze einem KI-System dieselbe Grenze.
Stufe 3: Eigene Testfälle
Eingehende Mandantenmails sollen automatisch nach Belegen, Fragen und Fristen sortiert werden. Bevor das Büro dafür ein Modell wählt (die eigentliche KI hinter einem Werkzeug), legt es eigene Testfälle an. Das sind 50 echte, bereits erledigte Mails, jede mit der richtigen Kategorie daneben. Jede Mail mit einer Frist geht zu einem Menschen.
Das Büro legt vorher fest, wie viele der 50 Mails richtig landen müssen, etwa 48. Wenn eine Mail mit Frist nicht beim Menschen landet, ist der Test nicht bestanden, egal wie die übrigen abschneiden.
Die Mailsortierung spricht das Modell unter dem Firmenvertrag direkt über seine Schnittstelle an, nicht über das Abo eines KI-Chats. Der KI-Anbieter Anthropic zieht ältere Modelle regelmässig zurück und kündigt das für öffentlich freigegebene Modelle mindestens 60 Tage vorher an. Anfragen an ein zurückgezogenes Modell schlagen danach fehl, und das Büro prüft das Nachfolgemodell vorher an denselben 50 Mails. Der Anbieter OpenAI kündigte am 14. Oktober 2026 an, mehrere verbreitete Modelle auf den 14. Januar 2027 aus seiner Schnittstelle zu entfernen.
Stufe 4: Abläufe ohne Laptop
Ich nenne jeden Ablauf wichtig, dessen Ausfall während zwei Wochen Ferien Mandanten oder Fristen trifft. Im Treuhandbüro ist das der Rechnungsexport, und er zieht mit Stufe 4 auf einen Server um. Für ein KMU heisst das ein Clouddienst oder ein eigener Rechner, der rund um die Uhr läuft, ohne dass jemand angemeldet ist. Der Ablauf läuft dort unter einem eigenen Konto, nicht unter dem Konto einer Person. Der Export startet nach Zeitplan, etwa jeden Montag um 7 Uhr, oder bei einem Ereignis, etwa sobald eine Rechnung im Postfach eintrifft.
Das Makro wird dafür neu gebaut, denn auf dem Laptop hängt es am persönlichen Postfach und an den Office-Programmen der Sachbearbeiterin. Auf dem Server liest es ein gemeinsames Rechnungspostfach.
Fehlermeldungen gehen an ein gemeinsames Postfach statt an eine Person. Zwei Personen wissen, wie man den Ablauf anhält und neu startet.
Stufe 5: Abläufe mit Zuständigen
Bei jeder Übergabe des Rechnungsexports ins Buchhaltungsprogramm wird automatisch geprüft, ob Mandantennummer und Betrag vorhanden sind. Die Programme erledigen den Grossteil, alles Unklare geht an die Sachbearbeiterin oder ihre Stellvertretung.
Der Minimalstandard des Bundes für Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) empfiehlt ein Inventar aller Applikationen und festgelegte Zuständigkeiten für die Sicherheit. Das Büro führt eine Liste aller automatisierten Abläufe, den Rechnungsexport eingeschlossen. Pro Ablauf stehen darauf:
- zuständige Person und Zweck
- die Daten, die er liest
- das Datum der nächsten Überprüfung
- wer die Ausnahmen übernimmt
Sie schalten einen Ablauf ab, wenn ihn bei der nächsten Überprüfung niemand mehr braucht.
Ich würde den KI-Agenten aus den Offerten erst auf dieser Stufe einsetzen. Er übernimmt dann die unklaren Rechnungen und legt der Sachbearbeiterin oder ihrer Stellvertretung die Nachfragen an den Mandanten als Entwurf vor. Er liest nur die Daten, die ihm die Regeln aus Stufe 2 freigeben, und hat vorher Testfälle wie in Stufe 3 bestanden. Auf der Liste steht er mit zuständiger Person und mit der Sachbearbeiterin samt Stellvertretung für die Ausnahmen. Ich beschreibe seine Leitplanken im Beitrag KI-Agenten im KMU: Nutzen, Grenzen, Leitplanken.
Grundlagen zum Nachlesen
- Zugriffe: Art. 3 Abs. 1 lit. a der Datenschutzverordnung (Stand 1.12.2025) verlangt eine Zugriffskontrolle (Fedlex).
- Inventar und Rollen: Der IKT-Minimalstandard 2023 des Bundes ist eine Empfehlung vor allem für Betreiber kritischer Infrastrukturen und laut eigenem Text «grundsätzlich» für jedes Unternehmen anwendbar. Darin stehen ID.AM-2 (Inventar), ID.AM-6 (Sicherheitsrollen), PR.AC-1 (Zugänge auch für Programme) und PR.AC-4 (nur nötige Rechte).
- Modellwechsel: die Seiten zu zurückgezogenen Modellen von Anthropic und OpenAI.
- AXA-Studie: eine Onlinebefragung von 300 KMU mit mindestens fünf Beschäftigten aus der Deutsch- und Westschweiz im März 2025.
Erst die Datenregel, dann weg vom Laptop
In der AXA-Studie hat nur ein Drittel der KMU, die KI nutzen, eine klare Regel für Firmendaten. Nach meiner Tabelle steht also höchstens dieses Drittel über Stufe 1. Die wichtigste Lücke vor einem Agenten sehe ich bei Stufe 4, den Abläufen ohne Laptop.
Legen Sie zuerst die Datenregel fest, falls sie fehlt. Schreiben Sie dann den einen Ablauf auf, der stillsteht, wenn eine bestimmte Person fehlt. Sie können ihn sofort vom Laptop holen, wenn keine KI darin steckt. Sonst testen Sie die KI vorher mit eigenen Testfällen wie in Stufe 3. Auf der Seite zur KI-Beratung sehen Sie, wie ich dabei helfe.
Häufige Fragen
Wer trägt die Verantwortung, wenn ein automatisierter Ablauf einen Fehler macht?
Ihre Firma bleibt im Datenschutz als Verantwortliche zuständig, auch wenn ein Programm die Arbeit erledigt. Das gilt, solange sie entscheidet, wofür und womit die Daten bearbeitet werden. Die Liste aus Stufe 5 nennt intern pro Ablauf die zuständige Person.
Braucht es für Abläufe ohne Laptop einen eigenen Server oder eine IT-Abteilung?
Ein Clouddienst oder ein eigener Rechner, auf dem niemand angemeldet ist, genügt für den Anfang. Eine IT-Abteilung brauchen Sie dafür nicht, wohl aber zwei Personen, die den Ablauf betreuen können.
Lohnt sich das, wenn am Ende doch ein Mensch jedes Ergebnis prüft?
Ja, solange die Prüfung weniger Zeit kostet als die Arbeit selbst. Die Testfälle aus Stufe 3 zeigen Ihnen, wie viele Fälle richtig landen, bevor Sie etwas kaufen. Wenn ein Modell die Testfälle nicht besteht, prüft ein Mensch weiter jeden Fall, und für einen Agenten reicht das nicht. Einen Agenten kaufen Sie erst, wenn ein Modell die vorher festgelegte Zahl richtiger Fälle erreicht und Ihre Firma auf Stufe 5 steht.
Sollte ein KMU zuerst das Team schulen oder zuerst Abläufe umstellen?
Schulen Sie zuerst, und geben Sie dem Team dabei die Regel mit, welche Daten in welches Werkzeug dürfen. Danach holen Sie den ersten wichtigen Ablauf vom Laptop und testen ihn vorher, falls KI darin steckt.